Deklaracja podkreśla, że polski język urzędowy, zrozumiały, poprawny, przyjazny dla odbiorcy, jest niezwykle ważnym czynnikiem w budowie państwa prawa i społeczeństwa obywatelskiego oraz niezbędnym warunkiem świadomego udziału Polaków w rządzeniu swoim krajem. W deklaracji zachęca się, aby do kampanii społecznej przyłączyły się urzędy państwowe, administracja samorządowa, organizacje społeczne i gospodarcze, czyli wszyscy, którzy się posługują polszczyzną urzędową i oficjalną. Uczestnicy kongresu liczą też na przychylność mediów dla kampanii. W deklaracji wskazano na działania, jakie można podjąć w celu poprawy języka urzędowego. I tak na przykład od instytucji państwowych i samorządowych oczekuje się zorganizowania dla urzędników szkoleń w zakresie kultury języka polskiego oraz praw percepcji związanych z odczytywaniem tekstu, od językoznawców - sformułowania norm dla tej specyficznej odmiany polszczyzny w przystępnych publikacjach o charakterze poradnikowym, a od urzędników, autorów i odbiorców tekstów urzędowych i prawnych – zwiększonego poczucia odpowiedzialności za udaną komunikację.

W trakcie obrad wicemarszałek Senatu Maria Pańczyk-Pozdziej zadeklarowała, że Izba Wyższa zawsze będzie wspierać działania na rzecz podnoszenia poziomu języka urzędowego jako niezwykle istotnego elementu w komunikacji między władzą a obywatelami. „Uważamy, że jasny i komunikatywny język sprzyja budowaniu więzi społecznych i przyczynia się tym samym do rozwoju społeczeństwa obywatelskiego” - powiedziała. Jej zdaniem, większą wagę powinno się przykładać do doskonalenia kompetencji językowych urzędników i budzenia w nich odpowiedzialności za skuteczność komunikacji werbalnej. Zwyczaje urzędników wicemarszałek Senatu tak opisała: „Albo w nadmiarze posługują się prawnymi konstrukcjami werbalnymi, co stawia ich na odległych biegunach urzędnik – petent. Albo też stosując celowo taką terminologię chcą mieć po prostu święty spokój, słusznie uważając, że nieśmiały zastraszony petent wstydząc się nie będzie dochodził znaczenia prawnych urzędowych konstrukcji”. Maria Pańczyk-Pozdziej przypomniała, że używanie poprawnej polszczyzny jest jednym z elementów służby wobec obywateli. „Chodzi także o zainicjowanie publicznej dyskusji nad stanem współczesnej polszczyzny oficjalnej, a może nawet zainicjowanie ruchu na rzecz podnoszenia poziomu języka urzędowego. Dalszy rozwój społeczeństwa obywatelskiego i demokratycznego państwa prawnego nie wydaje się być możliwy bez podnoszenia poziomu kultury języka polskiego i jakości komunikacji w przestrzeni publicznej” – oświadczyła.

Rzecznik praw obywatelskich Irena Lipowicz poinformowała, że do jej urzędu wielokrotnie kierowane są skargi, które wynikają z niezrozumienia urzędowego pisma. "W naszych odpowiedziach negatywnych musimy często wytłumaczyć obywatelowi (...), że zaprzepaścił swoją szansę na dochodzenie sprawiedliwości po prostu dlatego, że tego pisma nie zrozumiał. To my dopiero tłumaczymy pismo urzędowe osobom, które poniosły nieodwracalną szkodę" – powiedziała. Według profesor Lipowicz, w takich sytuacjach urzędnik uważa, że wypełnił swój obowiązek, ponieważ wpojono mu, iż "język urzędowy musi być precyzyjny, a decyzja administracyjna musi mieć precyzyjnie przedstawioną podstawę prawną". W opinii RPO w ten sposób rośnie "mur niezrozumienia i agresji". "Ludzie, zwłaszcza biedniejsi, których nie stać na adwokatów, nie potrafią poradzić sobie w swoich sprawach urzędowych, a więc zwracają się z niechęcią do całego aparatu państwowego" – podkreśliła Irena Lipowicz. Jej zdaniem, uproszczenie języka wyroków sądowych i decyzji administracyjnych nie jest z prawnego punktu widzenia możliwe, ale pisma urzędowe mogą się jednak stać bardziej zrozumiałe dla odbiorców, jeżeli na ich odwrocie pojawi się krótkie streszczenie, tłumaczące zawiłą terminologię prawniczą. "Tego nasze prawo nie zabrania" - podkreśliła rzecznik.

Dariusz Piątek, wicewojewoda mazowiecki, poinformował, że w mazowieckim urzędzie wojewódzkim od ubiegłego roku prowadzony jest projekt poprawności językowej. „Dzięki współpracy z kolejnymi instytucjami współtworzymy obecnie kampanię +Język urzędowy przyjazny obywatelom+”. Włączanie się kolejnych partnerów, organizacja pierwszego Kongresu Języka Urzędowego, dają nadzieję na rozpoczęcie procesu przemian, które ułatwią komunikację między urzędnikami a obywatelami i wzajemne zrozumienie” – powiedział.

Przewodniczący Rady Języka Polskiego prof. Andrzej Markowski zaproponował, aby w nowelizacji ustawy o służbie cywilnej znalazł się zapis o konieczności znajomości języka polskiego przez urzędnika państwowego. "Można wyjść z założenia, że to jest oczywista oczywistość" - mówił językoznawca. Podkreślił jednak, że takie zobowiązanie powinno być potwierdzone zdaniem sprawdzianu językowego. Językoznawca wyraził też życzenie, aby skutkiem kongresu było podjęcie szkoleń podnoszących kompetencje językowe w polskich urzędach. Obecnie takie szkolenia należą do rzadkości.

Język pism urzędowych bywa skomplikowany, niezrozumiały i niezgodny z zasadami języka polskiego, co często utrudnia komunikację między obywatelami a władzą – mówili uczestnicy kongresu. Celem debaty było zwiększenie komunikatywności pism urzędowych i stworzenie standardów poprawnej polszczyzny urzędowej tak, aby obywatel nie płacił wysokiej ceny wykluczenia. Wykluczenia, czyli niemożności uczestnictwa w życiu społecznym z powodu niezrozumienia pisma urzędowego, umowy czy fragmentu ustawy - podkreślano.

W kongresie udział wzięli m.in. Sławomir Brudziński, szef służby cywilnej, Krzysztof Dudek, dyrektor Narodowego Centrum Kultury, Elżbieta Wierzbicka-Piotrowska, prezes Fundacji Języka Polskiego. Do Senatu przybyło około 200 miłośników polszczyzny poprawnej i reformatorów polszczyzny urzędowej. Dyskusję moderowali prof. Jerzy Bralczyk i prof. Jan Miodek.

I Kongres Języka Urzędowego - 30.10.2012 - cz.1

I Kongres Języka Urzędowego - 30.10.2012 - cz.2

I Kongres Języka Urzędowego - 30.10.2012 - cz.3

I Kongres Języka Urzędowego - 31.10.2012 - cz.1

I Kongres Języka Urzędowego - 31.10.2012 - cz.2

I Kongres Języka Urzędowego - 31.10.2012 - cz.3